Mitten Inc.

Politique relative à la confidentialité

Introduction

Mitten Inc. est reconnue pour assurer la confidentialité et la sécurité des dossiers de ses clients, fournisseurs et employés. Nous veillons à nous acquitter de nos obligations en vertu des lois canadiennes sur la confidentialité des données, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, et les lois provinciales applicables. Nous adhérons aux principes de confidentialité énoncés ci-dessous, qui régissent notre mode de recherche, d’utilisation, de mémorisation et de divulgation des renseignements personnels obtenus au cours du développement, de la vente, de la promotion et de la distribution de nos produits ou au cours de l’emploi.

Les termes « renseignements personnels », aux fins de cette politique, désignent tous renseignements sur une personne identifiable, notamment les dossiers du personnel et les renseignements sur les clients et les fournisseurs, sans inclure pour autant les nom, titre, adresse professionnelle, numéro de téléphone ou de télécopieur au travail ou adresse courriel professionnelle d’un employé d’une organisation.

Politique relative à la protection des renseignements personnels

Nous recueillons, utilisons, mémorisons et divulguons les renseignements personnels conformément aux principes de confidentialité suivants :

Imputabilité
La conformité aux lois sur la confidentialité des données et à la présente politique relative à la confidentialité relève du Directeur des ressources humaines, qui a titre d’Agent chargé de la protection des renseignements personnels assume la responsabilité globale de cette conformité. Il est à noter cependant que d’autres personnes au sein de l’entreprise sont responsables de la recherche et du traitement quotidiens des renseignements personnels et, à ce titre, peuvent être appelés à agir au nom de l’Agent chargé de la protection des renseignements personnels.

Nous sommes responsables des renseignements personnels en notre possession ou sous notre garde, notamment les renseignements personnels que nous pouvons transférer à autrui aux fins de traitement. Nous demandons à nos fournisseurs de service de souscrire à des exigences contractuelles conformes à nos politiques de confidentialité et de sécurité. Nous exigeons également de nos fournisseurs de service de s’abstenir d’utiliser les renseignements personnels fournis, à d’autres fins que celles pour lesquelles nous leur avons fourni ces renseignements.
Précision des motifs
Soit avant ou au moment de recueillir les renseignements, nous précisons les fins auxquelles nous prévoyons utiliser ces renseignements personnels. Le mode de recherche de ces renseignements personnels peut être autant oral qu’écrit. Mitten Inc. prévoit utiliser les renseignements recueillis aux fins suivantes :
- Pour expédier des produits ou fournir des services à nos clients;
- Pour permettre à nos clients d’avoir accès aux produits de Mitten Inc.;
- Pour répondre aux questions des clients concernant les comptes et autres services;
- Pour comprendre les besoins de nos clients courants et potentiels et leur offrir les produits et services qui répondent à ces besoins,
- Pour vérifier la solvabilité de nos clients courants ou potentiels et nous conformer aux prescriptions des lois
- Pour répondre aux demandes concernant d’éventuelles perspectives d’emploi.
  
  À moins d’en être tenus par la loi, nous n’utiliserons pas les renseignements personnels à une autre fin sans la connaissance et le consentement de la personne visée par ces renseignements.
Consentement
Les renseignements personnels ne sont recueillis, utilisés ou divulgués qu’avec le consentement de la personne, sauf dans certaines circonstances légalement permises ou prescrites. Le mode d’obtention du consentement varie en fonction de la nature délicate des renseignements. Nous veillons à obtenir le consentement dans tous les cas où les renseignements personnels en question sont de nature délicate, tels que les renseignements sur le revenu ou la santé.

D’ordinaire, nous sollicitons le consentement de la personne nous permettant d’utiliser ou de divulguer les renseignements personnels au moment où nous les recueillons. Toutefois, nous veillons à obtenir un consentement supplémentaire après avoir recueilli les renseignements personnels, s’il est nécessaire à d’autres nouvelles fins.

Dans certaines circonstances, l’obtention du consentement pourrait être contre-indiquée. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques fédérale et les lois provinciales sur la confidentialité prévoient des exceptions, lorsqu’il est impossible ou peu pratique d’obtenir le consentement.
Collecte restreinte
Nous recueillons les renseignements personnels par des moyens légaux et équitables et nous nous restreignons à rechercher la quantité et le genre de renseignements personnels nécessaires aux fins que nous avons précisées.
Utilisation, divulgation et conservation restreintes
Nous veillons à ne pas utiliser, ni à divulguer les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins d’avoir obtenu le consentement de la personne ou d’en être restreints par la loi. Par ailleurs, Mitten Inc. peut vendre ses listes de clients à des entreprises ou organisations indépendantes qui répondent à nos exigences de sécurité et de confidentialité, ou les échanger avec ces entreprises ou organisations. Ces listes n’incluront aucun renseignement personnel, ni des renseignements sur le crédit ou les transactions. Sous réserve de toute prescription juridique, réglementaire ou professionnelle, nous nous assurons de détruire les données, de les supprimer ou de les rendre anonymes en toute sécurité.
Précision
Nous ne ménageons aucun effort pour nous assurer de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la mise à jour au besoin des renseignements personnels utilisés en permanence ou pour prendre une décision concernant une personne.
Mesures de protection
Nous veillons à protéger les renseignements personnels à l’aide de mesures de protection correspondant au niveau de sensibilité des renseignements reçus. Nos mesures de protection protègent les renseignements personnels contre la perte ou le vol et contre tout accès, divulgation, copie, utilisation ou modification non autorisé, peu importe la forme prise par le renseignement détenu. Nous prendrons les protections nécessaires pour disposer des renseignements personnels ou les détruire de manière à empêcher toute partie non autorisée d’avoir accès à ces renseignements. Nos modes de protection comprennent autant les mesures matérielles (comme l’archivage verrouillé des dossiers ou l’accès restreint à nos bureaux), les mesures organisationnelles (p. ex. réserver l’accès selon le principe d’accès sélectif) que les mesures technologiques (comme l’utilisation de mots de passe). Par ailleurs, nous exigeons de nos fournisseurs de service indépendants d’assurer un niveau comparable de protection des renseignements personnels que nous leur fournissons.
Accès individuel
Sur demande écrite, nous renseignerons une personne de l’existence, de l’utilisation ou de la divulgation de ses renseignements personnels et lui donneront un accès raisonnable à ces renseignements. Nous pouvons également interdire l’accès pour des motifs admis par la loi, tels que les cas où le coût de la soumission des renseignements s’avère prohibitif, où les renseignements renvoient à d’autres personnes ou encore dans les cas où la divulgation des renseignements est interdite pour des motifs juridiques, de sécurité ou des motifs exclusifs d’intérêt commercial. Nous informerons alors la personne du motif nous obligeant à refuser sa demande d’accès.

Lorsqu’une personne réussit à établir l’inexactitude ou l’insuffisance des renseignements personnels que nous détenons, nous nous engageons à les corriger ou à les mettre à jour au besoin.
Dépôts de demandes et de plaintes
Nous veillons à étudier toute plainte écrite et à répondre à toute demande écrite. Si nous arrivons à la conclusion que la plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures adéquates pour la régler.

Pour avoir accès à vos renseignements, signaler l’inexactitude de certains renseignements ou déposer une plainte, nous vous invitons à écrire à :

Directeur des RH
Mitten Inc.
C.P. 2005
70 Curtis Avenue North
Paris (ON)
N3L 3T2